Son muchas las empresas que encuentran en el golf una herramienta idónea para celebrar una jornada diferente y exclusiva con sus clientes, pero ¿por qué muchas veces no funciona o el resultado no es el deseado?
Organizar un torneo de golf es relativamente sencillo, organizar un buen torneo de golf comienza a tener un nivel de dificultad alto y, desde luego, organizar un torneo de golf inolvidable para tus clientes es algo que está al alcance de muy pocos.
Personalmente llevo organizando eventos deportivos más de 15 años y he podido comprobar cómo muchas empresas están preocupadas con aspectos de los eventos que se pueden considerar triviales. La clave principal está en la respuesta a esta única pregunta: ¿Cuál o cuáles son los objetivos de organizar este evento/torneo? Si la respuesta no está bien meditada, cotejada y puesta por escrito de forma clara y concisa, las posibilidades de que el resultado no sea el deseado crecen sensiblemente.
Un factor multiplicador habitual de fracaso suele ser otorgar la responsabilidad de organizar el torneo de golf a una persona que no sabe nada de nuestro deporte. El golf tiene una serie de atributos y peculiaridades que lo hacen único, algunos de ellos son críticos para el éxito de esta empresa. Por eso, es imprescindible que el organizador del evento sepa de golf o, al menos, delegue esa responsabilidad en un experto en la materia. No olvidemos que estamos poniendo en juego lo más valioso de nuestra empresa: Nuestros clientes.
¿Cómo organizar un buen torneo de Golf?
Como todo proyecto, consta de una serie de fases, pero se pueden resumir en cinco aspectos:
- Recogida de información: Objetivos y target del evento.
- Propuesta de valor en función de las posibilidades y necesidades de cliente.
- Aceptación y puesta en marcha del proyecto.
- Activación del evento (día del torneo).
- Memoria del Evento y agradecimientos a los asistentes.
Desde mi experiencia, si la toma de datos es correcta y los objetivos están bien definidos, tenemos la mitad del proyecto enfocado, ya que las decisiones de cómo vamos a preparar el evento y destinar los recursos disponibles se contestan por sí solas. No es lo mismo invitar a nuestros mejores clientes (fidelización), que organizar un torneo comercial para el lanzamiento de un producto (captación) o, por ejemplo, organizar un torneo para nuestros asociados o empleados.
Todos los torneos tienen en común una serie de conceptos sobre los que tenemos que tomar una decisión:
Detalles básicos de un torneo/evento corporativo de golf
¿En qué campo lo vamos a organizar?
¿Qué modalidad de juego y categorías serán las elegidas y por qué?
¿Qué Welcome/Finish Pack entregaremos?
¿Vamos a hacer cóctel o comida/cena sentados? ¿Habrá hoyo 9 con avituallamiento?
¿Cuáles serán los trofeos, premios y sorteos si los hubiese?
¿Quién es el responsable de la organización y director del torneo?
¿Vamos a hacer foto/vídeo del evento?
¿Quién se ocupa de la comunicación a los medios así como de los asistentes?
¿Vamos a enviar un mail de agradecimiento con la nota de prensa y las fotos?
Como se puede apreciar, si en la reunión previa de recogida de datos, posibilidades y objetivos se hacen las cosas bien, responder con efectividad a las preguntas de los aspectos básicos sale solo.
Lógicamente, hay muchos más aspectos técnicos y detalles que no se ven a simple vista, pero recordad una máxima en los eventos: “Por encima de los asuntos materiales está siempre la experiencia del jugador, tanto a nivel organizativo como humano. Si logramos llegar al corazón de nuestros invitados demostrando un interés y cariño sinceros, el evento habrá sido todo un éxito porque las personas nunca olvidamos cómo nos han hecho sentir las demás personas”.
Si queréis saber o preguntarme cualquier cosa sobre organización de eventos deportivos estoy a vuestra total disposición en esteban@executive.golf y WhatsApp (625 085 663).